Kontantmetoden vs fakturering-kalkylator

Kontantmetoden och faktureringsmetoden skiljer sig i tidpunkten för bokföring och momsredovisning. Med kontantmetoden bokför du vid betalning — när pengarna faktiskt går in eller ut. Med faktureringsmetoden bokför du vid fakturadatum — oavsett när betalningen sker. Valet påverkar när du redovisar moms och hur din bokföring ser ut. Det kan verka som en teknisk detalj, men i praktiken handlar det om pengar — ibland tiotusentals kronor per kvartal. Fel val kan innebära att du betalar moms på pengar du inte fått, eller att du missar viktig ekonomisk överblick.

De flesta småföretag med omsättning under 3 mkr kan välja fritt. Företag med omsättning över 3 mkr måste använda faktureringsmetoden. Kalkylatorn ovan hjälper dig se den praktiska skillnaden i kronor och tidpunkt baserat på just din verksamhet.

Med kontantmetoden bokför du när betalningen sker. Du skickar en faktura i januari men kunden betalar i februari — du bokför intäkten och momsen i februari. Det innebär att du aldrig behöver redovisa moms på pengar du inte fått. Det gör kassaflödet mer förutsägbart — du betalar aldrig ut mer i moms än du faktiskt fått in. Särskilt värdefullt för små företag med begränsad kassa.

• Du betalar aldrig moms på pengar du inte fått
• Enklare bokföring — du bokför vid betalning, inte vid faktura
• Bättre kassaflöde — momsredovisning matchar faktiska pengar
• Mindre administration — färre poster att hantera
• Bra för företag med långa betalningstider

• Sämre överblick — du ser inte utestående fordringar i bokföringen
• Svårare att följa upp obetalda fakturor
• Vid bokslut måste du ändå ta upp utestående fordringar och skulder
• Inte tillåtet vid omsättning över 3 mkr

Med faktureringsmetoden bokför du vid fakturadatum. Du skickar en faktura i januari — du bokför intäkten och momsen i januari, oavsett när kunden betalar. Det ger bättre överblick men innebär att du kan behöva betala moms på pengar du ännu inte fått. Det ger en mer rättvisande bild av företagets ekonomiska ställning vid varje given tidpunkt. Banker och investerare föredrar alltid faktureringsmetoden eftersom den visar utestående fordringar och skulder.

• Bättre överblick — du ser alla utestående fordringar och skulder
• Lättare att följa upp obetalda fakturor
• Mer rättvisande bild av företagets ekonomiska ställning
• Krävs av banker och investerare vid kreditbedömning
• Standard vid omsättning över 3 mkr

• Du betalar moms innan kunden betalat — kassaflödesnackdel
• Mer administration — fler bokföringsposter
• Kräver bättre rutin för fakturauppföljning
• Vid sena betalare kan du behöva 'förfinansiera' momsen

Den viktigaste praktiska skillnaden är tidpunkten för momsredovisning. Med faktureringsmetoden redovisar du moms vid fakturadatum. Om du fakturerar 100 000 kr + moms 25 000 kr i mars men kunden betalar i maj, måste du ändå redovisa 25 000 kr i moms i kvartal 1. Du lägger alltså ut 25 000 kr ur egen kassa. Effekten förstärks vid höga momssatser (25 %) och långa betalningstider (30+ dagar). Ett företag med 1 miljon i kvartalsförsäljning och 30 dagars betalningsvillkor kan ligga ute med 60 000–80 000 kr i moms vid varje kvartalsavstämning.

Med kontantmetoden redovisar du momsen först när kunden betalar. Du behöver aldrig ligga ute med moms. Vid 30 dagars betalningsvillkor och kvartalsvis momsredovisning kan skillnaden vara tiotusentals kronor i likviditetseffekt. Räkna ut momsen med vår momskalkylator.

Du fakturerar 400 000 kr per kvartal med 30 dagars betalningsvillkor och 25 % moms. Faktureringsmetoden: du redovisar 100 000 kr moms vid kvartalets slut, men sista månadens fakturor (~133 000 kr) är inte betalda ännu — du ligger ute med ~33 000 kr i moms. Kontantmetoden: du redovisar bara moms på det du faktiskt fått — ingen förfinansiering.

• Omsättningen är under 3 mkr
• Du har långa betalningstider (30+ dagar)
• Kassaflödet är ansträngt
• Du vill ha enklast möjliga bokföring
• Du säljer mest till privatpersoner (kortare betalningstid ändå)

• Omsättningen överstiger 3 mkr (obligatoriskt)
• Du vill ha bättre överblick över fordringar och skulder
• Du planerar att söka banklån eller ta in investerare
• Du har anställd ekonomiavdelning eller anlitar redovisningsbyrå
• Du vill kunna följa upp obetalda fakturor enklare

Som nystartat företag med omsättning under 3 mkr rekommenderas kontantmetoden. Du slipper hantera kundfordringar och leverantörsskulder löpande — bokföringen sker vid betalning. Vid bokslut tar du ändå upp utestående poster. Det sparar tid och minskar risken för bokföringsfel det första året.

Om du fakturerar stora belopp (100 000+ kr) med lång betalningstid kan faktureringsmetoden kosta dig dyrt i likviditet. Du redovisar moms på 125 000 kr (inkl. moms) direkt, men pengarna kommer inte förrän 30–90 dagar senare. Kontantmetoden eliminerar detta problem helt.

Om du har många små transaktioner som betalas direkt (kortbetalning, Swish) spelar valet mindre roll — betalning sker i princip samtidigt som faktura. Kontantmetoden kan ändå vara enklare eftersom du slipper matcha faktura mot betalning.

De flesta småföretag redovisar moms kvartalsvis. Kvartal 1 (jan–mars) deklareras i maj. Med faktureringsmetoden ingår alla fakturor daterade jan–mars, oavsett betalning. Med kontantmetoden ingår bara betalda belopp under jan–mars. En faktura daterad i mars som betalas i april hamnar i kvartal 2 med kontantmetoden.

Det innebär att du med faktureringsmetoden kan behöva betala moms ur egen kassa på fakturor som inte är betalda ännu. Vid 100 000 kr i utestående fakturor med 25 % moms handlar det om 25 000 kr som du temporärt måste finansiera själv.

Moderna bokföringsprogram hanterar båda metoderna. Med kontantmetoden importerar du banktransaktioner och matchar mot fakturor. Med faktureringsmetoden skapas bokföringsposter automatiskt vid fakturering. Många program (Fortnox, Visma eEkonomi) har guider som hjälper dig välja rätt metod vid uppstart. Oavsett metod: se till att ställa in rätt val i programmet från dag ett — att byta mitt i räkenskapsåret skapar merarbete och risk för fel.

Tänk på att redovisningsbyråer ofta föredrar faktureringsmetoden — den ger dem bättre överblick och enklare avstämning. Om du anlitar redovisningsbyrå, diskutera vilken metod som fungerar bäst för just din situation.

Du kan byta från kontantmetoden till faktureringsmetoden, men det kräver att du bokför alla utestående fordringar och skulder vid bytet. Tänk på att gå tillbaka kan vara komplicerat. Byt helst vid nytt räkenskapsår för att undvika övergångsproblem. Många företag byter naturligt när de växer — kontantmetoden de första åren, sedan faktureringsmetoden när omsättningen närmar sig 3 mkr eller när de anlitar redovisningsbyrå. Planera bytet i god tid och gör det vid räkenskapsårets början för smidigast övergång.

• Nystartad? Börja med kontantmetoden — det är enklast
• Växer du? Byt till faktureringsmetoden när du närmar dig 3 mkr
• Tänk på likviditetseffekten — kontantmetoden sparar kassaflöde
• Använd bokföringsprogram som stöder din valda metod
• Se hela bilden med vår likviditetsbudget

Beräkna din skatt med skatt enskild firma-kalkylatorn.